Excel2007教程:数据输入技巧

Excel2007基础教程：数据输入技巧

通过使用一些有用的小技巧，可以简化将信息输入Excel 工作表的过程，同时还可以更快地完成所需工作。具体方法如下所述。

1 .输入数据后自动移动单元格指针

默认状态下，在单元格中输入数据后按Enter 键， Excel 会自动把单元格指针移到下一单元格。

要改变这一设置，选择" office 按钮" c:> "Excel 选项飞并单击"高级"选项卡(参见图3 .4) 。标有"按Enter 键后移动所选内容"的复选框控制着这一功能。您可以设置单元格指针的移动方向(下、左、上或右)。

您的选择全是个人喜好问题，笔者喜欢关闭该选项。当输入数据时，笔者使用方向键而非Enter键(参见下一部分的内容)。

2. 使用方向键代替Enter 键

当在单元格中完成输入以后，可使用任意方向键结束输入。毫无疑问，这些方向键可以移动到所指示的方向。例如，如果在一行中输入数据，按右方向键( → 〉而非Enter 键。还可以使用其他的方向键，甚至还可使用PgUp 键和PgDn 键。

3. 输入数据前选择输入的单元格区域

大部分Excel 用户可能都不知道:当选择了一定区域的单元格以后，按Enter 键时， Excel

会自动将单元格指针移动到该区域的下一个单元格。如果选区由多行组成， Excel

将沿着列移动:当移动到列中最后一个选项时，它会移到下一列中所选的第一个单元格。

如果想跳过一个单元格，只需按Enter 键而不输入任何内容。若想往回移动，只需按Shift+Enter键。如果想按行而非按列输入数据，按Tab 键而不是按Enter 键。

4. 使用Ctrl+Enter 快捷键在多个单元格中同时输入信息

如果想在多个单元格中输入相同的数据， Excel 提供了一个捷径。选择所有需要包含此信息的单元格，输入数值、文本或公式，然后按Ctrl+Enter 键。同样的信息将被插入被选中的每一个单元格中。

5. 自动输入小数点

如需输入很多数字，而且这些数字有固定的小数位数， Excel 提供了一个非常有用的工具，工作原理如同某种添加仪器。访问"Excel 选项"对话框并单击"高级"选项卡。选中复选框"自动插入小数点"，并确保"位数"框设置为需输入的正确小数位数。

当该选项设定以后， Excel 就会自动提供小数点。例如，如果指定两位小数，则将12345 输入单元格时自动转换为123 .4 5 。要将想输入变为正常，取消选中"Excel 选项"对话框中的"自动插入小数点"复选框。改变该设置不会影响到己输入的任何数值。

注意:固定小数位数选项是一个全局设直，应用于所有工作簿(不仅仅是活动工作簿). 如果忘记该选项是打开的， 会很容易输入错误的数值，或导致使用您电脑的其他人产生某些混淆.

Exce l 的"自动填充"功能，可轻松地在一组单元格中输入一系列的数值或文本。它使用"自动填充"柄(活动单元格右下角的小方框)。可以拖动填充柄来复制单元格，或自动完成一系列数据的输入。

如果在按下鼠标右键的同时拖动"自动填充" 柄， Excel 将显示带有额外填充选项的快捷菜单。

如图3 .5 所示。在A1 单元格中输入1，在A2单元格中输入3 。接着选择两个单元格并拖动填充柄创建奇数数列。

7. 使用"记忆式键入"功能自动输入数据

Exce l 的"记忆式键入"功能使得在多个单元格中输入相同文本变得非常简单。使用"记忆式键入"功能，只需在单元格中输入一个文本的前几个字母，

Excel 就会以本列中其他己输入的文本为基础，自动完成整个条目的输入。除了减少输入以外，该功能还能保证输入拼写的正确性和一致性。

下面介绍它是如何工作的:假设要在一列中输入产品信息。其中一个产品的名字叫做Widgets 。

第一次在单元格中输入Widgets 时， Excel 就记住了它。随后， 当在同一列中再次输入Widgets 时，Excel 会通过前几个字母识别出来，然后自动完成随后的输入。只需按Enter 键即可。这项特性还能自动更改字母的大小写。如果您第二次输入的是widget (用的是小写w) ， Excel 会把w 改成大写，以保持与前面的输入一致。

提示:也可以通过右击单元格并从快捷菜单中选择"从下拉列在中选择"选项，访问面向鼠标版本的"记忆式键入"功能. Excel 然后显示当前列所有条目的下拉框，接着羊击所需选项目F 可.

记住，"记忆式键入"只在连续列的单元格中起作用。例如，如果有一个空行，"记忆式键入" 仅识别空行下的单元格内容。

如果觉得"记忆式键入"功能会导致混乱，可使用"Excel 选项"对话框的"高级"选项卡来关闭它，取消"为单元格值启用记忆式键入"复选框的复选标记。

8. 强制文本出现在单元格的新行中

当一个单元格中的文本过长时，可以强制Excel 在一个单元格中以多行显示。使用Alt+Enter

键在单元格中开始新的一行。

注意:当进行换行时， Excel 会自动改变单元格格式，进行文本换行.但不同于一般的文本换行，手动换行将迫使Excel 在文本特定位直中断文本. 相对于自动文本换行，这将能够更加精确地控制文本的外观。

提示:若想取消手动换行，编辑单元格并在插入点直于包含手动换行的行末端时按Delete 绽，没有任何符号指示手动换行的位直，但当删除换行以后，后续的文本会自动向上移动.

9. 使用"自动更正"功能快速输入数据

对于常用的单词或短语，可以使用Excel 的"自动更正"功能来创建一些快捷方式。例如，为一个叫做Consolidated Data

Processing Corporation 的公司工作时，可以为公司名称的缩写建立一个"自动更正"条目，如cdp 。那么无论何时输入cdp ，

Excel 就会自动把它改为Consolidated Data Processing Corporation 。

Excel 包括相当多的内置"自动更正"术语(主要是通常的拼写错误)，您也可以加入自己的自动更正条目。要建立自定义"自动更正"条目，访问"Excel 选项"对话框(选择" office 按钮"->"Excel 选项")并单击"校对"选项卡，然后单击"自动更正选项"按钮显示"自动更正"对话框。在对话框中，单击"自动更正"选项卡，选中"键入时自动替换"复选 框，然后输入自定义条目(如图3.6 所示)。可以设置任意多的自定义条目。只需注意不要使用在文本中正常出现的缩写。

提示: Excel 可以和其他Office 应用程序共享"自动是正"列表.例如，在word中创建的"自动更正"条目在Excel 中也能使用.

10. 输入有分数的数字

要在单元格中输入一个分数值，则需要在整数和分数之间留有一个空格。例如，要输入67/8 ，只需键入67/8 ，然后按Enter

键。当选择单元格时，在公式栏中显示的是6.875 ，而在单元格条目中显示的是分数。如果只有分数部分(如118 )，必须首先输入一个0

，方法如下: 0 118--否则Excel 很可能认为输入的是一个日期。当选择单元格时，在公式栏中可以看到0.125

，在单元格中看到的则是1/8 。

11 .通过使用表简化数据输入

很多人使用Excel 来管理按行进行排列的信息列表。Excel 提供了一个简单的方法来处理这类数据。通过使用Excel 自动创建的数据输入表来完成。该数据表处理一般的数据区域或指定为一张表的数据区域(选择"插入" ->"表"-> "表勺。图3.7 显示了一个例子。

不幸的是，访问数据表的命令不在功能区中。要使用数据表，必须将其添加到"快速访问工具栏" (QAT) 中。

(1)右击QAT 并选择"自定义快速访问工具栏"。出现" Excel 选项"对话框的"自定义"面板。

(2) 在"从下列位置选择命令"中，选择"不在功能区中的命令"。

(3) 在左侧的列表框中，选择"表格"。

(4) 单击"添加"按钮将选中的命令添加到QAT 中。

(5) 单击"确定"关闭"Excel 选项"对话框。

完成上述步骤以后，新的图标会出现在QAT 中。

要使用数据输入表，需排列数据，这样Excel 可以标识其作为一张表格。从输入第一行数据输入区域的列标题开始。选择表中的任意单元格并单击QAT 上的"表格"按钮。Excel 然后显示自定义数据的对话框。可使用Tab 键在文本框和提供信息之间移动。如果一个单元格包含公式，则公式结果作为文本显示(不显示为编辑框) 。换句话说，不能使用数据输入表修改公式。

当完成数据表后，单击"新建"按钮。Excel 将数据输入工作表中的行并清除对话框准备在下一行输入数据。

12. 在单元格申输入当前日期或时间

如果需要在工作表中加上日期或时间， Excel 提供了两个快捷键。

当前日期: Ctr1+; (分号);

当前时间: Ctr1+Shift+; (分号)。

注意:当使用任一种快捷键在工作表中输入日期或时间时， Excel 会在工作表中输入一个静态数值.换句话说，当重新计算工作表时，输入的日期或时间不会改变. 大多数情况下，这种设直可以满足用户的需妥，但必须注意这个限制. 如果希望更新显示的日期或时间，可以使用以下任一个公式:

=TODAY ()

=NOW ()