WPS独门利器--文字工具

现在网络上的资源越来越丰富，网上摘录变得越来越轻松，但是由于网页中文字的排版并不象常用的文字处理软件这么智能，因此，用户在对这些内容进行重新排版时往往会花费很多时间。目前的 WPS文字 已经考虑到用户的这种需求，专门设计了“文字工具”供用户使用，用户在整理文档的过程中，如果能够合理地利用这些工具，将会对提高工作效率有帮助。现在我们来认识WPS的独门利器——文字工具。

1.我们什么时候需要WPS文字工具?

(1)如果您从网上摘录了大段文字，却发现排版格式极不规范，杂乱无章。

(2)如果您从OCR录入了大段文字，打开后的段落被很多回车符分隔成碎句。

(3)如果您从别处导入了一段文字，可能是PDF格式转过来的，也要整理。

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2.WPS文字工具有什么作用?

WPS文字工具包括了段落重排、智能格式整理等10种自动处理功能，轻轻一点，全篇文档都能够瞬间检查整理完毕，避免了一点点手动处理的麻烦和出错的可能，不规范网文经它处理后，可以让这些文字乖乖听话，随心调遣!通过文字工具，我们可以灵活地进行格式调整，具体表现在：

(1)合理地使用“段落重排”和“智能格式整理”工具，可以快速地调整多种不规范的文档。

(2)在处理非全角字符(如：英文等其他半角字符)文章时，灵活地运用“删除空格”等工具可以对文档中的连续空格(包括全角或半角空格)进行快速修改。

(3)利用“删除空行”、“删除软回车”等工具，可以快速地处理从网页上粘贴的文章内容。

(4)灵活地使用“段落首行缩进”等工具，可以方便地将调整文章段落缩进格式，以便于将文章提供给网页(或普通文本编辑器)等软件的使用。

3.怎样使用WPS文字工具?

用WPS文字工具整理大段而杂乱的文字，过程非常简单。下面我们以从网上摘录文字为例来说明WPS独门利器——文字工具的使用过程。

3.1 WPS文字工具初级用法

第一步：选择性粘贴

大部分情况下，我们只需要网页中的文本内容，然而粘贴下来的内容中，包含了背景图片、软回车、隐蔽的对象等等无用的东西，不仅让文档不美观，有时还会影响到文档的排版。其实，在WPS2010中，粘贴时我们只需要在右键菜单中选中“选择性粘贴”的“无格式文本”，就可以过滤网页中的多余内容，如图 1所示：

图 1

第二步：调出文字工具。

您可以用WPS文字模块中“工具→文字工具→智能格式整理”来实现轻松的排版，如图 2所示

图 2

小提示：使用前请先选择要处理的文本，如不选择的话则默认为对整个文档进行操作。

3.2 WPS文字工具中级用法

有些从网上摘录下来的文字，含有特殊的格式，用初级的方法是无法实现智能格式整理的。

3.2.1 去掉非正常段落标记《测试文档1》

如果我们直接执行“智能格式整理”命令无效时，点击常用工具栏中的“显示/隐藏编辑标记”，如图 3所示，就可以发现段落标记不是我们常用的回车“┛”，而是换行符“↓”，所以“智能格式整理”不能识别。

图 3

在实际操作中，按照以下的的步骤操作：

①“工具→文字工具→换行符转为回车”

②“工具→文字工具→段落重排”

③“工具→文字工具→智能格式整理”

3.2.2 去掉非正常空格《测试文档2》

有的网文段落标记正常，但前面经常有莫明其妙的符号。此时需要我们多动脑筋，灵活使用WPS的文字工具组合。如图 4所示，文章前面有几个非正常的空格。

图 4

对于这种情况，我们可以按照以下的步骤操作：

①“工具→文字工具→删除空格”

②“工具→文字工具→智能格式整理”

小提示：特殊地，如果文摘中含有大段英文，要先处理英文部分，否则导致英文全部挤到一个“段落”中，原本要分段的地方也没有分开。

3.3 WPS文字工具高级用法

如果我们得到的文档是直接从网上粘贴过来的，那么，在使用文字工具之前，需要先结合其他工具去掉不规范的排版信息，之后再使用文字工具。

去掉网页嵌套表格《测试文档3》

一般网页(特别是BBS)通常按框架结构进行设计或排版，导致拷贝粘贴的内容经常包含许多嵌套的表格，如图 5所示。

图 5

这时我们可以利用“表格转换成文本”工具将表格线过滤。具体操作如下：

第一步：全选文档。

第二步：执行“表格→转换→表格转换成文本”菜单命令，在弹出的对话框中设置分隔符为“段落标记”，并勾选“转换嵌套表格”复选框，如图 6所示。

图 6小提示：勾选“转换嵌套表格”复选框的作用在于将选中的所有嵌套表格全部进行转换。