善用Word版本功能 跟踪文档修改历史

如果希望得记录对Office文档的更改，可以在同一个文档中保存多个文档版本。由于 Microsoft Word 仅保存版本间的差别而不是每个版本的完整副本，该方法也可节省磁盘空间。保存文档的几个版本后，可以退回审阅、打开、打印和删除早期的版本。
保存文档的一个版本
·手动 如果在任何时刻您希望保存文档当前状态的一个“快照”，可以保存文档的一个版本。例如，可以在送交审阅时保存一个版本，合并审阅修订后再保存另外一个版本。
·自动 在每次关闭文档时，可以使 Word 自动保存文档的一个版本。如果您需要记录文档修订的作者和时间(例如对于法律文档)，该功能非常有用。
将版本保存为独立的文件
在一个文件中保存了同一文档的多个版本后，在以下两种情况下，可以将特定的版本保存为独立的文件：
·当送交审阅的文档中包含多个版本，但只需发送最新的或特定的版本时。该方法可以防止审阅者打开文档的早期版本。
·如果要将文档的某个早期版本与当前版本进行比较。可以使用“工具”菜单上的“比较并合并文档”命令比较不同的文档。
注释 保存多个版本不同于保存文档的备份副本，保存备份副本设计用于确认不发生数据丢失或无意中的更改。启用了“保存备份”功能后，每次保存文档时新的备份都会取代原有的备份。
防止文档的版本信息丢失
将文档另存为网页时，虽然 Microsoft Word 保持了大量原有信息，但是不保存文档的版本信息。若要保存版本信息，请在另存为网页前将文件的一个副本保存为文档。