用Word的查找替换功能快速给文档分页

从论坛发现了一个很好的教程集，便复制存放在一个文档里，本想打印出来细细品味，但文档中各篇文章首位相接，没有分页，如此草率打印，也未见完美。我大致翻看了一遍，发现文章编排有一个共同规律：都是以“第+中文简体数字+篇”开头，形式如图1。

图1

文档中共有100多篇文章，如果手工分页，那是相当麻烦的。既然有规律，Word的“查找替换”就有用武之地了!下面便是用查找替换对各篇文章进行分页的具体步骤：

1.执行“编辑”→“替换”，打开“查找和替换”对话框，在里面进行设置，如图2。

图2 查找和替换

说明：

在“查找内容”框中输入“(^13)(第[一二三四五六七八九十]{1,}篇)”，其中“()”用于分组，此处查找内容被分为两组;与^p一样，“^13”也代表段落标记，但在图2中“使用通配符”复选项被选中时，^p在“查找内容”框中不能使用，只能用“^13”。当首篇文章位于文档开头时，在此添加一个“^13”便可避免在首篇文章前添加分栏符(如果第一篇文章前还有前言，则另当别论);“[一二三四五六七八九十]”表示方括号中的任一字符;“{1,}”表示至少出现1个前一字符，此例中也可以使用“{1,5}”。

在“替换为”框中输入“1^122”，其中“1”表示“查找内容”框中的第一项分组内容;“^12”代表分栏符;“2”表示“查找内容”框中的第二项分组内容。

因为上面的“()”、“[]”、“{}”是通配符，所以在对话框中必须勾选“使用通配符”复选项。

2.单击“全部替换”按钮，效果如图3。

图3 效果

接下来，如果还想对每篇的文档的标题进行美化，可以继续进行如下替换，见图4。

图4 对每篇的文档的标题进行美化

其中“替换为”框置空，单击“格式”按钮，分别设置段落为“居中对齐”，样式为“标题 2”，单击“全部替换”按钮，结果如图5。

图5 全部替换

从本例可以看出Word强大的查找替换功能，只要文档对于某项任务有规律可循，通过查找替换，就能化繁为简，把我们从原始的手工操作里解放出来，大大提高工作效率。