在Word中怎样编排长文档

对像产品说明书这类比较长的Word文档，通常需要采取一些特殊的编排技巧，以方便读者?丝础??馈?/p>

1.打开文档结构图

通常，在长文档中都会对各级标题采用不同标题样式，利用文档结构图可以清晰地展示文档的结构，以方便用户快速定位到文章的章节内容。

打开目标文档。单击“视图”选项卡，勾选“文档结构图”复选框，即可在Word主窗口左侧实现该篇文档的结构图，如图1所示。

2.创建文档目录

众所周知，每一本书都有自己的目录。那么如何为Word文档创建目录呢?其创建方法如下。

第1步，将光标定位在需要插入目录的位置。单击“引用”选项卡，在“目录”区域单击“目录”按钮，选择“插入目录”菜单项，如图2所示。

第2步，打开“目录”对话框。在“常规”

区域的“格式”选项中选择一种目录格式，在显示级别中设置目录的级数，如图3所示，最后单击“确定”按钮。制作的目录如图4所示。

3.为文档插入批注

在修改文档时，为了便于阅读者理解，常在文档的内容旁边添加一些注释，这些注释就被称为“批注”。添加批注的方法如下：

第1步，按下鼠标左键不放，拖曳选取要添加标注的文字。

第2步，单击“审阅”选项卡，在“批注”区域第击“新建批注”按钮。

第3步，在新建的批注框中，输入批注的内容即可，如图5所示。

当不再需要批注的内容时，在需要删除的批注上，单击鼠标右键，选择“删除批注”命令即可将其删除，如图6所示。

4.在文档中插入题注

题注是用来给图片、表格、图表、公式等项目添加名称和编号的，如图7所示。很多用户习惯于手动给图片、表格添加图注编兮，这种方法不但容易出错，而且新增图片时修改也较为麻烦、更不便于快速查找图片、表格。下面就来学习Word中题注的制作、更新等应用方法和技巧。

第1步，将光标定位在需要插入题注的位置，单击“引用”选项卡，在“题注”区域中单击“插入题注”按钮，如图8所示。

第2步，打开“题注”对话框，单击“新建标签”按钮，在打开的“新建标签”对话框中输入标签名，如图9所示，单击“确定”按钮返回“题注”对话框。

第3步，从“标签”选项中选择新建的标签，单击“确定”按钮即可插入自定义的题注标签。

第4步，复制插入的题注到其他图片对应的位置，然后选中整篇文档，单击鼠标右键，选择“更新域”菜单项，如图10所示。Word自动史新文档中所有图片的编号。

5.文档快速定位

在编辑操作中，快速定位光标在文档中的位置，除了通过鼠标来定位外，还可以通过键盘来完成，Word中常用的快速定位键如下。

Home按键：快速到达行首的位置。

End按键：快速到达行甩的位置。

PageUp键：快速移动光标到下一页同一行的位置。

PageDown键：快速移动光标到上一页同一行的位置。

小提示：采用这种对图片等进行编号不容易出现错误.当增减图片后.任意复制一个题注.然后更新域Word就会自动对编码进行重新更正。