Word达人速成修炼秘笈

　　世界上没有万能的东西，PPT在某些领域不可能取代Word、Excel,所以今天作者就把自己知道的所有Word方面的技巧分享给大家。

　　关于Word的技巧，老王简单分为4类，我们先看第一类。

　　Word谁都会用，高手和菜鸟最明显的区别就是效率，有人可以轻车熟路一小时做完好几份Word，有人加班到深夜手酸脖子疼还没做好一份，不管用什么办公软件，效率都是第一追求。

　　第一板块：提高效率

　　1、如何快速选中文字

　　鼠标放在左侧页边距处

　　单击可以选中鼠标点击位置的整行文字

　　双击可以选中整段文字

　　三击可以选中整篇文档中的文字(不过全选一般都用快捷键Ctrl+A)

　　按住Ctrl键再点文字，可以选中不连续的多个文字。(比如一段里面需要选中不连续的多个文字加粗或变换颜色时使用)

　　按住Alt键再点选文字，可以不受行的限制选中矩形区域内的文字。(比如藏头诗)

　　按住Shift键再点选另外一个位置，可以选中开始光标位置到后来光标位置间的所有文字。(比如需要改变其中一段内容的字体、颜色时使用)

　　Shift这个功能其实鼠标左键拖住也能实现，不过很多高手用Word根本不用鼠标，所以Shift还是很常用的。

　　2、更方便的使用格式刷

　　老王最喜欢用快捷键，很好记，我们都知道Ctrl+C是复制，Ctrl+V是粘贴。那么格式刷其实就是复制格式，快捷键在普通复制粘贴的基础上加上Shift，也就是Ctrl+Shift+C，复制格式，Ctrl+Shift+V，粘贴格式。(PPT里也是这个快捷键)

　　如果是习惯鼠标流的话，还有个格式刷的技巧，双击格式刷可以让格式刷被鼠标记住，可以连续对多段文字内容进行设置格式，不需要格式刷的时候再按ESC键或者鼠标再点击一下格式刷，就可以解除格式刷的记忆。

　　3、如何快速调整文字大小

　　鼠标流可以点击顶部开始菜单栏里面字号右边的那两个A进行放大缩小。

　　键盘流点击快捷键Ctrl+【和Ctrl+】来进行放大缩小。(就是键盘P右边那两个中括号)

　　4、表格无须Excel协助

　　有时候我们在Word里面需要用到SUM、COUNT、AVERAGE等Excel函数进行计算，菜鸟只会打开Excel列好表之后再复制粘贴，其实用Word完全可以搞定。

　　方法：插入表格，输入好原始数据后，在菜单栏表格工具——布局——数据——公式，然后设置好公式和编号格式，点击确定就好啦。

　　需要注意的是，如果原始数据修改了，公式的数字是不会自动刷新的，手动刷新的方法也很简单，选中公式的数字，右键——更新域，就刷新成功啦!

　　5、让表格每页都自动生成表头

　　有时候我们会尴尬的发现，Word里面要插入的表格有点长，正好赶上表格出现的位置在某一页的下半部分，结果延长到了下一页，但是下一页没有表头又会显得不专业，设置的方法很简单。

　　方法：选中表头——表格工具——布局——数据里面的重复标题行点一下，就可以啦，如果想要取消，再选中第一个表头然后再点一下重复标题行就好了。

　　6、表格最后多出一行怎么办?

　　大家曾经应该都遇到过这样的事情，发现表格最后一行是空行，但是怎么删也删不掉，甚至多出了一页，每次打印的时候都有一种浪费纸张的罪恶感，同时心里怨恨Word为什么这么难使。

　　方法：在顶部开始菜单栏里面找到段落设置的那里，然后在行距那里设置为固定值、1磅。

　　7、从网页复制的文字格式感人?

　　有时候我们在做Word时候需要无耻的Copy网上的内容过来，结果发现复制过来有大量的空行，如果手工删除非常耗费时间，这时候我们就需要取巧，用替换功能批量删除。

　　方法：Ctrl+H可以打开查找对话框，在查找内容那里输入^l^l(^是英文输入法状态下Shift+6，l是hijklmn里面的l)，然后在替换为那里输入^p，然后点击全部替换。

　　^l代表手动换行符，^p代表段落标记(也就是回车)。

　　有了前面的技巧，你的效率已经大大提升了，但是仅仅快还不够，你给出的文档一定是要规范的，一份Word是否规范，你发给的对象会很轻易的发现哦。我们来学习第二部分，规范格式。

　　第二板块：规范格式

　　1、自动编号要用就用好

　　自动编号是Word经常自作聪明帮大家做的事情，相信绝大多数人都不太喜欢，因为不够灵活，所以宁可用手工编号也不愿意用自动编号。但是使用手工编号的话，一旦遇到文档内容顺序调整，就会带来大量的工作了、更多的校对时间。只要出现一次这种情况，你所浪费的时间就足以让你熟练自动编号的工作原理和操作技巧啦!

　　自动编号的快捷技巧

　　编号调整快捷键

　　升级：Shift+Alt+左

　　降级：Shift+Alt+右

　　上移：Shift+Alt+上

　　下移：Shift+Alt+下

　　换行不出现新编号：Shift+Enter

　　刚开始使用肯定会有些不习惯，多尝试几次就熟练了，如果你想换个自动编号的形式也可以点击下面这里进行调整。

　　2、标尺的作用

　　大家可能没用过标尺，但是一定被标尺坑过，在老王还年幼无知的时候，为了对齐使劲儿按空格的事情还是发生过的，直到某一天知道了标尺原来可以这么玩……

　　调出标尺：在视图——显示里面把标尺打勾即可。

　　标尺的功能

　　1、首行缩进：每个段落第一行空几个格。(放在标尺的2就是空2个格，4就是空4个)

　　2、悬挂缩进：每个段落除了第一行以外空几个格。

　　3、左缩进：设置文字最左边的边界

　　4、右缩进：当然就是右边的边界了……

　　5、另外标尺上我们发现左右有个灰色底的部分(左边距、右边距)，这个是设置页面左右边距的。

　　注意：操作的时候记得先选中要调整的文字那一行，再拖拽滑块哦。

　　3、段落格式的灵活设置

　　老王之前的PPT培训里面和大家说过黄金行距是1.3，在word这种几乎纯文字的文档里面段落更是尤为重要，根据不同的文档内容，我们可能需要不同的行距、段落间距设置。

　　设置方法：选中要修改的文字段后，右键——段落，在行距那里调节，如果下拉条里面没有想要的距离，选多倍行距，可以在右侧数值那里手动输入。

　　但是这里我们就不要和PPT那样一定要追求1.3倍行距了，因为下面的快捷键。

　　快速设置1倍行距：Ctrl+1

　　快速设置2倍行距：Ctrl+2

　　快速抢答：Ctrl+5是设置几倍行距?

　　回答5倍的太天真啦!谁没事弄个5倍行距呀!正确答案是1.5倍!这也就是为什么Word的行距不推荐大家记1.3倍。因为直接一个Ctrl+5，就可以设置成1.5倍啦!

　　4、换页的技巧

　　我们在做文件的时候经常需要换页，比如章节之间的区分，留出手写区域等等。菜鸟们习惯狂敲回车，然而一旦上面的文字有调整(比如行距、字号甚至多加了一句话)，第二页顶部就会多出来一些回车……

　　方法：不需要回车，在你认为需要换页的文字或标点后，Ctrl+回车就可以直接换到第二页啦，不仅节省无数个回车，上面无论怎么变动，只要没超过一页，对下面没有任何影响!